Formal 'Collection Policy'

Text only in german avaliable.

 

 

Auf dem EVIFA-Dokumentenserver werden Internetressourcen gespeichert, die nach einer qualitativen Prüfung durch das EVIFA-Redaktionsteam als wissenschaftlich relevant und von dauerhaftem Interesse bewertet wurden. Es handelt sich bisher bei diesen zu speichernden Kandidaten in der Regel nicht um Erstveröffentlichungen, sondern um Publikationen, die bereits auf anderen Servern veröffentlicht wurden und von uns lediglich gespiegelt werden. Für die Speicherung bzw. Spiegelung dieser Dokumente wird eine Einwilligung sowohl des Autoren (Rechteinhabers) als auch (optional) des Serverbetreibers, der die Erstveröffentlichung zur Verfügung stellt, eingeholt. Der Autor unterzeichnet eine Einwilligungserklärung, in der er der öffentlichen Zugänglichmachung durch uns unter einer Creative Commons License zustimmt.

 

In einem ersten Schritt werden zunächst Dokumente gesammelt, die auf kleinen Institutsservern liegen, um diese vergleichsweise unsicher gespeicherten Dokumente dauerhaft zu sichern.

Erst in einem späteren Schritt wird eine Spiegelung von Dokumenten von beispielsweise Hochschulschriftenservern anvisiert. Zum einen sind diese Dokumente ohnehin relativ sicher gespeichert, zum anderen ist hier das Interesse der Autoren und der Institutionen, ihre Dokumente auf dem HU-Server zusätzlich sichern bzw. spiegeln zu lassen, als eher gering einzuschätzen.

Handelt es sich bei den Autoren von Dokumenten um Angehörige der Humboldt-Universität, so ist eine Erstveröffentlichung des Dokuments auf dem Dokumentenserver der Humboldt-Universität anzustreben. Das formale Verfahren folgt dann der bereits etablierten Regelung (siehe dazu auf den Seiten des edoc-Servers nach „Hinweise für Autoren“).

Um den Pflegeaufwand der Dokumente auf dem Dokumentenserver gering zu halten, wird es sich in der Regel um statische Internetseiten handeln bzw. um Seiten, die voraussichtlich selten Veränderungen unterzogen werden.

Als Publikationsarten kommen grundsätzlich in Frage (je nach technischen Möglichkeiten):

Alle Formen von Hochschulschriften

  • Habilitationsschriften
  • Dissertationen
  • Magisterarbeiten
  • Masterarbeiten
  • Diplomarbeiten
  • Arbeitspapiere
  • Lehrmaterialien
  • Forschungsberichte
  • Studien
  • Preprints
  • usw.
  • Nachschlagwerke, Fachbücher, Zeitschriften, Artikel, Aufsätze, soweit sie nicht auf Verlagsservern veröffentlicht sind und der Zugriff beschränkt ist
  • Kongress- und Tagungsbeiträge
  • Thematisch abgeschlossene Websites: z.B. Online-Versionen von Ausstellungen, Forschungsprojekte (Projektbeschreibungen)

Die Speicherung von Informationsressourcen wie Newsletter, Mailinglisten und Foren auf dem Dokumentenserver ist technisch zwar möglich, wird aber in einem ersten Archivierungsschritt aufgrund des höheren technischen Aufwandes nicht durchgeführt, jedoch als Option für die zukünftige Entwicklung des Dokumentenservers im Auge behalten. Auch audiovisuelle Medien werden im ersten Archivierungsschritt nicht berücksichtigt.

 

Als Dateiformate kommen vorerst in Frage:

  • pdf
  • html

Power-Point-Dateien, Bild- und Grafikdateien, Word-Dokumente sowie sämtliche open-document- bzw. open-office-Formate werden in PDF-Dateien(PDF/A) konvertiert und sowohl in ihrem ursprünglichen als auch dem PDF-Format auf dem Dokumentenserver gespeichert. Die PDF-Datei ist dabei die sichere, dauerhafte Speicherungsform.